Zredukujte počet inboxů

Inbox je místo, které se neustále plní novými úkoly. Běžně jich přitom využíváme rovnou několik, což je samo o sobě v pořádku - ovšem jen v případě, že každý jednotlivý inbox slouží k jednomu specifickému úkolu. Pokud naopak disponujete několika e-mailovými schránkami, v nichž se vám hromadí komunikace naprosto nesystematicky, zbytečně si tím komplikujete pracovní workflow.

Jak z takové situace vybruslit? Jednoduše omezte počet inboxů na nezbytné minimum (nastavíte-li si přeposílání e-mailů, jedna až dvě komunikační aplikace by vám měly bohatě stačit). A s těmi zbývajícími se naučte správně pracovat. Především si určete, kolikrát za den schránku vyberete. Neměli byste jí procházet pokaždé, když na displeji vašeho telefonu zazní notifikace. Časově úspornější, a tedy efektivnější, je vyřizování e-mailů např. dva- až třikrát za den.

Automatizujte pomocí moderních nástrojů

Práce je tak snadná, jak si ji dokážete zjednodušit. A podaří-li se vám optimalizovat procesy tak, aby probíhaly plynule - a navíc automatizovaně, bude se vám najednou mnohem lépe dýchat.

Jednu z možností, jak pracovní postupy zcela nebo alespoň částečně zautomatizovat, představuje podnikový informační systém. Vhodně zvolená platforma sjednotí roztříštěné agendy, doručí vám potřebné informace ve správný čas, usnadní vám rozhodování a mimo jiné minimalizuje bezpečnostní rizika. Především vám ale automatizací procesů ušetří spoustu drahocenného času.



S automatizací rutinních úkolů vám samozřejmě pomůžou i jiné typy aplikací. Pokud momentálně plnohodnotný ERP nevyužijete, pořiďte si např. ekonomický software nebo CRM. Všechny tyto specializované programy nabízí užitečné funkce pro práci s daty a mohou vám uvolnit významnou část pracovní doby.

Eliminujte nepodstatné věci

Jakmile se úkoly začnou hromadit, máme tendenci vymýšlet činnosti, které začátek nepříjemných činností posunou na později. Typicky jde o uklízení a uspořádávání pracovní plochy. Snažte se takovému chování vyhnout a vždy začínejte náročnějšími úkoly.

Na druhou stranu nezanedbávejte přestávky. Jen stroj vydrží pracovat non-stop, aniž by se snížila efektivita jeho práce - a člověk si potřebuje vydechnout, aby se mohl opět naplno ponořit do projektu. Přestávkový režim si nastavte tak, aby vám vyhovoval. Zatímco někomu více sedí větší počet kratších pauz, jiný preferuje jednu delší pauzu uprostřed pracovní doby.