Ovládání strojů hlasem a využití virtuální reality při poradách "na dálku" budou nejvýznamnějšími technologickými změnami v kancelářích v následujících dvou dekádách. Rutinu přenecháme robotům, s nimiž se však lidé budou muset naučit komunikovat.

"Digitalizace a robotizace jsou mnohem efektivnější. Na účinnost administrativní práce kladli důraz už ve starém Egyptu. Novým trendem bude sdílení informací a kreativita. Stále větší roli bude hrát obraz: "Co se vám vybaví, když řeknu slovo opice? Ne pět písmen, ale obrázek. Nyní se to týká hlavně grafů nebo prezentací, ale v budoucnu se to bude týkat veškeré komunikace," řekl Ladislav Paleček, generální ředitel společnosti Canon CZ, která je partnerem projektu Kancelář budoucnosti.

Digitalizace rutinních procesů se dotkla i Markéta Markesová, manažerka logistické společnosti DB Schenker ČR, která si od roku 2012 nechává od Canonu automaticky zpracovávat faktury. "V minulosti vyřizovalo faktury 15 lidí. Práce byla neefektivní a drahá. Díky počítačovému vytěžení a archivaci těchto dokumentů dnes zpracujeme asi milion faktur ročně - efektivně a šetrně k životnímu prostředí," popsala Markesová.

Lenka Čábelová, manažerka komunikace a společenské odpovědnosti firmy Microsoft ČR, se zaměřila na to, jak nové technologie mění způsob práce: "Můžeme pracovat odkudkoliv, v týmech distribuovaných po různých koutech světa. Kancelář se stává víc konceptem než místem - můžeme si ji jako takový "pop-up" vytvořit kdekoliv a kdykoliv. V kavárně, u někoho doma, nebo třeba v parku." Varovala ale také před úskalími, která tento trend přináší: "Mezi lidmi snadno vznikne virtuální vzdálenost, a to i když spolu sedí v jedné kanceláři nebo u jednoho stolu. Představte si dva lidi v restauraci, jak koukají do mobilů, a neřeknou si přitom ani slovo. Musíme si vytvořit nové vzorce chování a vést týmy jinak než dosud, aby nám technologie přinesly to, co od nich čekáme."

Názor, že budoucnost mnohdy považujeme za mnohem revolučnější, než bývá skutečnost, zastává Lukáš Kovanda, hlavní ekonom Czech Fund: "Kancelář se do budoucna možná tolik nezmění proti té dnešní, vybavené nejmoderněji. Třeba bude vypadat jako bývalé mléčné bary. Místa budou ke stání, aby nás nebolela záda, a moderní technologie si budeme nosit s sebou. Díky nim pak budeme hledat rovnováhu mezi touhou po svobodě a flexibilitě a zároveň potřebou společnosti a úzké spolupráce v týmu," dodal Kovanda.

Petr Hnilička, produktový specialista Canon pro kancelářská zařízení a dokumentové skenery, soudí, že digitalizace by měla přinést zaměstnancům pohodlnější a spokojenější život, aby se jim v kancelářích chtělo pracovat. "Cílem je, aby nás kancelářská technika neodpuzovala žádnými bariérami. Ať přijdou nová zařízení, ale těším se na jejich jednoduchost, která nám pomůže vyznat se v nekonečném labyrintu administrativy," sdělil Hnilička.

Digitalizace se netýká jen soukromých firem, ale také státní správy. Stát již má k dispozici řadu klíčových technologií a dvě zásadní - portál veřejné správy a datové schránky. To však podle ředitele odboru provozu informačních technologií a komunikací Ministerstva vnitra ČR Bohdana Urbana nestačí. "V budoucnosti by se díky digitalizaci měl úředník opět stát takovým šafářem a posléze průvodcem státní správou. Bude vědět, jaké služby může veřejnosti nabídnout, a jak dosáhnout toho, aby státní správa svého zákazníka - tedy občana - plně a rychle uspokojila. Práce úředníka bude podle mne tedy v budoucnu mnohem více kreativní," uvedl Urban.

Podle spisovatele a publicisty Ondřeje Neffa může lidstvo v moderních kancelářích očekávat příchod umělých úředníků nebo dokonce avatarů. "Z toho mám radost. Na druhou stranu s tím, jak roste efektivita kancelářské techniky, narůstá i agenda, a to možná s ještě větší dynamikou. Z čeho mám ale strach, je snadná identifikovatelnost a s ní spojená možnost zneužití osobních dat," řekl Neff.